Haal het maximale uit uw vergaderruimtes

Tegenwoordig zijn vergaderruimtes niet meer de statische en stoffige ruimtes van vroeger. Het zijn dynamische ruimtes geworden die voor verschillende doeleinden worden gebruikt.

Waar voldoet een goede vergaderruimte aan? 

Een goede vergaderruimte is ingesteld op multifunctioneel gebruik. Een vergaderruimte wordt vaak gebruikt voor plenair overleg. Tegenwoordig worden deze ruimtes echter ook gebruikt voor een brainstormsessie of in een agile werkomgeving voor een stand up. Het interieur en de apparatuur moeten hierop ingesteld zijn. Ideaal is natuurlijk dat er verschillende ruimtes beschikbaar zijn voor verschillende doeleinden. Zo kunt u een ruimte inrichten zonder bureaus voor een actievere samenkomst die niet lang duurt. U kunt ook een ruimte inrichten met een grote ronde tafel voor plenair overleg of voor wanneer u bezoek ontvangt en nog een aparte ruimte voor een 1 op 1 gesprek. Veel bedrijven hebben deze luxe niet. Dan is het goed dat de ruimte zo optimaal mogelijk is ingedeeld en dat de meubels en apparatuur daarop inspelen. 

Zorg er in ieder geval voor dat alle benodigde apparatuur aanwezig is. Een scherm met een projector is essentieel in een vergaderruimte. Veel schermen kunnen aan het plafond worden opgehangen en naar beneden worden gehaald wanneer nodig. Een projector of beamer kan het best op een verrijdbaar meubel geplaatst worden. Daarnaast is het belangrijk dat er een plek is waar eventueel koffie en thee op geplaatst kan worden. Bij een grote vergadertafel kan dit in het midden, maar bij een wat kleinere tafel, kan dit beter op een tafeltje of kastje.  

Comfortabele vergaderstoelen zijn minstens zo belangrijk. Zeker wanneer een vergadering wat langer duurt, is het belangrijk dat de stoelen goed zitten en ergonomisch zijn. Dat de stoelen aanpasbaar zijn aan degene die plaats neemt geniet de voorkeur.  

Een vaak onderschat onderdeel is de verlichting in de vergaderruimte. Het is belangrijk dat de verlichting in delen aan- en uit te schakelen is. Dit is zeker het geval in een grotere ruimte. Als er gebruik wordt gemaakt van een scherm en iemand wil iets laten zien, dan is het fijn dat de verlichting bij het scherm tijdelijk uit kan. In het geval dat deelnemers iets moeten lezen, is het goed dat er volle verlichting is.  

De uitstraling in een vergaderruimte is erg belangrijk. Kies voor neutrale en lichte kleuren. Dit werkt mee aan de juiste sfeer. Als een vergaderruimte te donker is met donker meubilair, zakt de productiviteit en de sfeer.  

Ook voldoende opbergruimte mag niet ontbreken in een optimale vergaderruimte. Op deze manier kunt u de apparatuur en eventueel papieren en pennen enzovoort opbergen. Die leiden dan niet af tijdens een overleg.  

En een middel dat niet direct met de inrichting van de ruimte te maken heeft, maar wel erg belangrijk, is een goed systeem waarmee ruimtes gereserveerd kunnen worden. Het is belangrijk dat iedereen met het systeem kan werken. Zo voorkomt u dat er steeds gestoord wordt tijdens een vergadering door medewerkers die langskomen om te kijken of de ruimte beschikbaar is. En via het systeem weet ook iedereen direct waar een bepaald overleg plaatsvindt. 

Een vergaderruimte optimaal inrichten kan best lastig zijn 

Zoals u ziet, zijn er veel factoren die bijdragen aan een functionele en optimale vergaderruimte. Er zijn veel dingen waar rekening mee gehouden moet worden. Om ervoor te zorgen dat u een vergaderruimte creëert waarin alle essentiële onderdelen aanwezig zijn, staan wij u graag bij met professioneel en deskundig advies. Zo kunt u voor een lange tijd productieve en succesvolle bijeenkomsten houden. 

 

 

Neem contact met ons op

  • Neem contact met ons op
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.