Newtone, een firma van accountants en belastingadviseurs met meerdere vestigingen in Nederland, stond voor de uitdaging om hun Amsterdamse vestiging nieuw leven in te blazen. Met een grote behoefte aan een frisse en functionele werkomgeving kwamen ze uiteindelijk terecht bij Office Projects. In deze klantcase belichten we het transformatieproces en de indrukwekkende resultaten die daaruit voortkwamen, gebaseerd op een interview met Eelco van der Vijver, managing partner bij Newtone Amsterdam.
MKB / MKB+
Newtone
De resultaten:
- Verdubbeling van het aantal aanwezigen op kantoor.
- Toegenomen interactie en werkplezier onder collega’s.
- Volledig voorbereid op toekomstige groei en flexibel op te schalen.
Probleem: oude kantoor voldeed niet meer aan de eisen
Het voormalige kantoor van Newtone was een bron van frustratie voor Eelco van der Vijver. Met dichte muren en een donkere atmosfeer, bood het weinig ruimte voor interactie en creëerde het eerder een sfeer van afzondering. Sollicitatiegesprekken hielden we bewust buiten kantoor om de verouderde en weinig uitnodigende omgeving te vermijden,” aldus Van der Vijver. “Dat oude pand was vaak bijna een struikelblok als mensen overwogen om bij Newtone te komen werken.”
Ook het bestuur zag in dat het oude kantoor een belemmering vormde voor zowel klantafspraken als het teamgevoel, waarop besloten werd te verhuizen naar een nieuw pand aan het Mercuriusplein in Hoofddorp. Voor de inrichting van dit kantoor kwam al snel Office Projects in beeld. “Het vermogen van Office Projects om binnen het gestelde budget te opereren, samen met hun aandacht voor detail en klantgerichte aanpak, maakte hen de ideale partner,” vertelt Van der Vijver.
Dus werden de wensen van Newtone grondig besproken en uitgewerkt, wat resulteerde in een conceptuele kantoorinrichting die niet alleen functioneel was, maar ook de productiviteit en teaminteractie zou moeten bevorderen. Hierbij speelde het totale kostenplaatje natuurlijk een belangrijke rol. “Office Projects heeft van meet af aan de plannen opgesteld aan de hand van budget, in plaats van andersom”, vertelt Van der Vijver. “Bij Office Projects nemen ze namelijk budget als uitgangspunt en hebben ze de kosten van de verbouwing, het materiaal en de inrichting daar perfect op afgestemd. Zo kwamen we niet één keer voor onaangename verrassingen te staan.”
Het proces: interactie en schaalbaarheid
Het succes van het project lag met name in de nauwe samenwerking tussen Newtone en Office Projects. Een groep van medewerkers werd betrokken bij het ontwerpproces, waardoor verschillende perspectieven werden geïntegreerd. De digitale rendering van de ontwerpen maakte het vervolgens mogelijk om direct een realistisch beeld te krijgen van hun toekomstige werkomgeving.
Bij het ontwerpen van de nieuwe kantoorruimte is tevens rekening gehouden met de groeidoelstellingen van Newtone. “De indeling van het kantoor is zo ontworpen dat het gemakkelijk kan worden aangepast aan de groei van het personeelsbestand,” zo legt Van der Vijver uit. “Het huren van het pand voor een periode van 10 jaar gaat hand in hand met de flexibele opzet, waarbij zelfs partnerkamers kunnen worden omgezet in extra werkplekken. Dit zorgt voor een toekomstbestendige werkomgeving die kan meegroeien met de evoluerende behoeften van het bedrijf.”
Verder benadrukt Eelco van der Vijver sterk het belang van fysieke aanwezigheid op het kantoor. Voor hem is dat niet slechts een kwestie van praktisch gemak, maar een strategische keuze om de creativiteit van het team te verhogen. “Ik geloof dat face-to-face interactie onmisbaar is voor het vak van belastingadviseur, maar evenzo goed van de accountancy, waar overleg en het delen van ideeën essentieel zijn.”
Fysieke aanwezigheid op kantoor stelt medewerkers in staat om snel te schakelen en direct overleg te voeren. Dit draagt niet alleen bij aan de individuele groei van medewerkers maar ook aan de algehele efficiëntie en kwaliteit van het werk en natuurlijk de sfeer op kantoor.”
“Hiermee komt het niet alleen de productiviteit, maar ook het teamgevoel ten goede,” vertelt Van der Vijver. “Voor nieuwe medewerkers, met name juniors, is deze interactie van onschatbare waarde. Het biedt hen de mogelijkheid om snel te leren, ervaring op te doen en een band op te bouwen met collega’s.”
“Zoals het nu is ingedeeld, zal het straks niet meer passen met meer personeel. Maar we hebben de vloer zo ingedeeld dat er gemakkelijk extra ruimte kan worden gecreëerd voor nieuwe bureaus. We hebben het kantoor schaalbaarder gemaakt, met oog op de toekomst, met oog op groei.”
Resultaten: van concept naar impact
Ondanks strakke deadlines wist Office Projects het project tijdig op te leveren en eventuele aanpassingen werden efficiënt afgehandeld. “Het kantoor was snel klaar voor gebruik en werd, zoals beloofd, in de zomer opgeleverd. Natuurlijk komen er altijd zaken naar voren die moeten worden aangepast of bijgewerkt, maar Office Projects heeft ze direct opgepakt en verholpen én binnen budget! Dat hebben ze ongelooflijk goed gedaan.”
Bovendien was de impact van de vernieuwde werkomgeving vrijwel direct merkbaar: “De aanwezigheid van medewerkers op kantoor is binnen een halfjaar verdubbeld, wat vervolgens weer resulteert in een significante stijging van de productiviteit en daarmee omzet”
Het succesvolle project heeft niet alleen geleid tot tastbare resultaten, maar heeft ook het vertrouwen van Newtone in Office Projects versterkt. Als tevreden klant heeft Newtone nu ook Office Projects ingeschakeld voor de nieuwe inrichting van hun kantoor in Delft: “Het project bij Newtone illustreert niet alleen de effectiviteit van Office Projects in het realiseren van een functionele en aantrekkelijke werkomgeving, maar bevestigt ook het belang van een goed ontworpen kantoor voor bedrijfsgroei en creativiteit.”